【仕事が捗るGmail講座第1回】Gmailでできることってなに?

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スマートフォンの初期設定でGmailアカウント作らされたけど、Gmailってなに??

会社のメールもGmail使ってるけどよくわからない。

という方が多いのではないでしょうか?

Gmailを100%使いこなせるまで覚えるのは大変ですが、これだけ知っていると『仕事が捗る』という使い方をシリーズ化して解説しています。

【仕事が捗るGmail第1回】はGmailの基本的なことから紹介します。

色々な端末で同じメールを利用できる

gmailを色んな端末で見てる男

Gmailはスマートフォンやパソコン、タブレットなどインターネットが繋がっていれば同じメールアドレスが利用できます。

また、どの端末からでも履歴情報が共有(同期)されるので、パソコンで送受信したメールや下書きなど別の端末から見ても同じ状態になっています。

スマートフォンでGmailに受信されたメールを既読すると、パソコンでGmailを見ても既読状態になっています。

会社のパソコンで送ったメールも外出先からスマートフォンで確認できますね。

パソコン、スマートフォン、タブレットなど、
各端末ごとに合わせたアプリが用意されています。

便利なアーカイブ機能

outlookやLiveメールのようにGmailも新しいメールが届くと『受信メール』へメールが入ります。

メールのやり取りの数が増えてくると、処理し終わったメールを削除しないと受信トレイの中が大量のメールで対応済みかどうかひと目で判断しにくくなりますよね?

受信メールがいっぱいでまだ処理してないメールを探すのが大変。
処理済みのメールもあとでみるかもしれないから削除はしたくないなぁ。。。

という時に、『アーカイブ』機能を使うと

『受信トレイ』からは消えますが『すべてのメール』を見ると残っている状態になるので後からでも確認できます。

依頼内容が完了したメールをアーカイブすることで、『受信トレイ』に残ってるメールだけが未対応と判断がすぐできるようになります。
アーカイブとは、
一般的に重要記録を保存・活用し、未来に伝達することをいいます。

『受信トレイ』と『すべてのメール』の違い

Gmailには『受信トレイ』と『すべてのメール』が存在し、
Gmailの使い方がわからない状態だと、違いがわからないと思います。

簡単にいうと、

受信したメールは一旦、『受信トレイ』というポストに入ります。

そこから、

◯◯さんのメールは◯◯さんの箱へ、
このメールはいずれ確認したいからはこっちの箱へ、

といったふうに振り分けをしたとします。

後から、あの「メールをどこの箱に入れたかわからない!」となった場合に、

『すべてのメール』を見ると振り分け前の全てのメールが見ることができます。

@gmail.com以外のメールアドレスを利用する

標準では「xxxxxx@gmail.com」を使用しますが、会社のメールや今まで個人で使っていたメールアドレスを設定することでメールクライアントソフトのようにGmailを利用することも可能です。

設定方法

受信メール設定

先に必ず受信メールの設定から行います。

  1. Gmailの右上の【歯車】マークをクリックします。
  2. 設定画面がひらいたら「アカウントとインポート」をクリックしてください。
  3. 「メールアカウントを追加する」

gmailアカウントとインポート設定画面

gmail受信メールアカウント設定

設定したいメールアドレスを入力してください。

gmail受信メールアカウント設定

【次へ】をクリック

gmail受信メールアカウント設定

利用されるメール情報を入力してください。

  1. ユーザー名
    ※メールアドレスを入れることが多いです。
  2. パスワード
  3. POPサーバー:(例)pop3.ocn.ne.jp
  4. 「ポート番号」を選択
    ※通常110の場合が多いですが、違う場合もあるのでメールサーバー情報を確認してください。
送信メール設定から先にしてしまうと、送信メールアカウント設定時にひつようなパスワードが届くメールを確認できず、設定が完了できない場合もあります。

送信メール設定

④「他のメールアドレスを追加」をクリック。

Gmail送信アドレス追加1

名前:メールが届いた相手に表示される名前です。

メールアドレス:先程の受信メール設定で入力したメールアドレスを入力

Gmail送信アドレス追加1

  1. SMTPサーバー
    (例)smtp.ocn.ne.jp
  2. ユーザー名
    ※メールアドレスを入れることが多いです。
  3. パスワード
  4. 「ポート番号」を選択
    SSL対応なら【465】、そうじゃない場合は【587】か【25】です。

設定内容に問題がなければ、設定したメールアドレスに

「差出人として設定していいですか?」

というメールが届きます。

この承認をOKにしないと送信ができないので、気をつけてください。

Gmail送信設定確認メール

送信サーバーがSSL(465)に対応しておらず、プロバイダからは587ポートを指定されていることが多いです。

Gmailでは587ポートの使用時にはTLSかSSLを選択するしかありませんので、利用できない可能性があります。

サーバーによっては25ポートを使用できる時もあるので、試してみてください。

Gmail送信設定25ポート

Gmailの他にも便利な機能

Gmailには他のメールソフトにはない「とても便利な機能」がもたくさんあります。

  • 高性能『フィルタ』機能
  • 付箋のように目印がつけることができる『ラベル』
  • 送信後、最大30秒までOK『送信取消』
  • 添付ファイルのサイズを気にしないDriveと連携機能

他にもたくさんの機能がGmailに備わっています。

1ページではボリュームが多すぎるので、数回に分けて記事にしていきたいと思います。

次回は、「付箋のように目印がつけることができるラベル」機能について解説します。

【仕事が捗るGmail講座第1回】Gmailでできることってなに?
【仕事が捗るGmail講座第2回】大量のメールがスッキリGmailの『ラベル』と『自動振り分け』
【仕事が捗るGmail講座第3回】設定必須!Gmailの便利なオプション機能

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