スマートフォンの初期設定でGmailアカウント作らされたけど、Gmailってなに？？
会社のメールもGmail使ってるけどよくわからない。
という方が多いのではないでしょうか？
Gmailを100%使いこなせるまで覚えるのは大変ですが、これだけ知っていると『仕事が捗る』という使い方をシリーズ化して解説しています。
【仕事が捗るGmail第1回】はGmailの基本的なことから紹介します。
色々な端末で同じメールを利用できる
Gmailはスマートフォンやパソコン、タブレットなどインターネットが繋がっていれば同じメールアドレスが利用できます。
また、どの端末からでも履歴情報が共有（同期）されるので、パソコンで送受信したメールや下書きなど別の端末から見ても同じ状態になっています。
スマートフォンでGmailに受信されたメールを既読すると、パソコンでGmailを見ても既読状態になっています。
会社のパソコンで送ったメールも外出先からスマートフォンで確認できますね。
各端末ごとに合わせたアプリが用意されています。
便利なアーカイブ機能
outlookやLiveメールのようにGmailも新しいメールが届くと『受信メール』へメールが入ります。
メールのやり取りの数が増えてくると、処理し終わったメールを削除しないと受信トレイの中が大量のメールで対応済みかどうかひと目で判断しにくくなりますよね？
受信メールがいっぱいでまだ処理してないメールを探すのが大変。
処理済みのメールもあとでみるかもしれないから削除はしたくないなぁ。。。
という時に、『アーカイブ』機能を使うと
『受信トレイ』からは消えますが『すべてのメール』を見ると残っている状態になるので後からでも確認できます。
『受信トレイ』と『すべてのメール』の違い
Gmailには『受信トレイ』と『すべてのメール』が存在し、
Gmailの使い方がわからない状態だと、違いがわからないと思います。
簡単にいうと、
受信したメールは一旦、『受信トレイ』というポストに入ります。
そこから、
◯◯さんのメールは◯◯さんの箱へ、
このメールはいずれ確認したいからはこっちの箱へ、
といったふうに振り分けをしたとします。
後から、あの「メールをどこの箱に入れたかわからない！」となった場合に、
『すべてのメール』を見ると振り分け前の全てのメールが見ることができます。
@gmail.com以外のメールアドレスを利用する
標準では「xxxxxx@gmail.com」を使用しますが、会社のメールや今まで個人で使っていたメールアドレスを設定することでメールクライアントソフトのようにGmailを利用することも可能です。
設定方法
受信メール設定
先に必ず受信メールの設定から行います。
- Gmailの右上の【歯車】マークをクリックします。
- 設定画面がひらいたら「アカウントとインポート」をクリックしてください。
- 「メールアカウントを追加する」
設定したいメールアドレスを入力してください。
【次へ】をクリック
利用されるメール情報を入力してください。
- ユーザー名
※メールアドレスを入れることが多いです。 - パスワード
- POPサーバー：（例）pop3.ocn.ne.jp
- 「ポート番号」を選択
※通常110の場合が多いですが、違う場合もあるのでメールサーバー情報を確認してください。
送信メール設定
④「他のメールアドレスを追加」をクリック。
名前：メールが届いた相手に表示される名前です。
メールアドレス：先程の受信メール設定で入力したメールアドレスを入力
- SMTPサーバー
（例）smtp.ocn.ne.jp - ユーザー名
※メールアドレスを入れることが多いです。 - パスワード
- 「ポート番号」を選択
SSL対応なら【465】、そうじゃない場合は【587】か【25】です。
設定内容に問題がなければ、設定したメールアドレスに
「差出人として設定していいですか？」
というメールが届きます。
Gmailの他にも便利な機能
Gmailには他のメールソフトにはない「とても便利な機能」がもたくさんあります。
- 高性能『フィルタ』機能
- 付箋のように目印がつけることができる『ラベル』
- 送信後、最大30秒までOK『送信取消』
- 添付ファイルのサイズを気にしないDriveと連携機能
他にもたくさんの機能がGmailに備わっています。
1ページではボリュームが多すぎるので、数回に分けて記事にしていきたいと思います。
次回は、「付箋のように目印がつけることができるラベル」機能について解説します。
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