【仕事が捗るGmail講座第2回】大量のメールがスッキリGmailの『ラベル』と『自動振り分け』

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【仕事が捗るGmail講座第2回】です。

今までにGmailを使おうとしたが、使わなかったひとつの理由として

Outlookなどのメールソフトで使われていたメールをフォルダに振り分ける方法がわからない

が多いようです。

Gmailにはフォルダはありません!

フォルダの代わりに『ラベル』という機能があり、自動でフォルダに振り分けられるようにラベルをつけてくれる『自動振り分け』機能があります。

今回は、Gmailの『ラベル』と『自動振り分け』について解説します。

付箋のような使い方ができるラベル

Outlookなどのメールソフトと違い、Gmailにはラベルというものがメールをフォルダに整理するような機能の代わりになります。

Outlookなどは受信トレイからフォルダに移動させることでメールを整理します。

Gmailの場合は、ラベル機能を使いメールに付箋のように目印をつけていきメールを整理します。

ラベルはTwitterやEvernoteのタグとほぼ同じようなものなので、タグを理解されている方はイメージしてもらうとわかりやすいです。

下の図でいうと、Twitterからきたメールは「twiiter.com」というラベルをつけています。

Gmail受信トレイ

たとえば、Aさんから発注のメールが届いたとします。

フォルダ機能の場合は、『Aさん』のフォルダへ移動?『発注』フォルダへ移動??どっちに入れたほうがいいか迷いますよね。

ラベル機能の場合は、『Aさん』ラベルと『発注』ラベルなど複数のラベルをつけることが可能なので後日確認するときはどちらのラベルからもメールを見つけることができます。

ラベルはメールの見落としを防ぐことができる

メールをフォルダに振り分けて整理する方法だと、メールを
受信トレイ→指定のフォルダへ移動
することになり、受信トレイからは消えてしまいます。

さらに、フォルダへ自動振り分け機能を使っているとメールを受信したタイミングから受信トレイをスキップしてしまい見落とす可能性があります。

しかし、ラベル機能は受信トレイに残しながらラベルをつけることができます。

メールのフォルダ分けに悩む

見落としたら嫌だからということで受信トレイに残しておく方も多いですが、受信トレイにメールが大量に溜まり、目当てのメールを見つけることも困難になっています。

ラベルの付け方

ラベルとつけたいメールを開き、ラベルマークをクリックし「新規作成」をクリックします。

Gmailラベル

つけたい『ラベル名」をつけ『作成』ボタンをクリック。

Gmailラベル新規追加

これでラベルが付きました。
受信トレイに残しつつ、『Google』というラベルをつけたので両方のラベルがついたので、受信トレイとGoogleのラベルどちらを見に行っても同じメールが表示されます。

gmailラベル設定完了

自動でラベルをつける自動振り分け機能

メールを受信するたびにラベルをつけるのは手間がかかりますよね。

そこで自動でラベルをつけることができる『自動振り分け』機能を利用します。

自動振り分けをした対象のメールを開き、Gmailオプションボタンをクリックし、
『メールの自動振り分け設定』をクリック。

gmail自動振り分け設定

ここに振り分ける条件を入れます。
条件は同時に複数入れることができので、合わせ技がたくさんあります。

gmail自動振り分けフィルタ画面

From

送信元のメールアドレスなどを指定します。

メールアドレスすべて入れると、そのメールアドレスから届いたメールだけが対象になります。

例えば、「accounts.google.com」など@の後ろだけ(ドメインのみ)いれると、「accounts.google.com」と入ったメールアドレスから届いたメールは全て対象になります。

TO

送信先のメールアドレスなどを指定します。

Fromの時と同じく、メールアドレス全てや@の後ろのドメインのみの指定などもできます。

「◯◯さんに送ったメールだけまとめたい」などの場合に利用できます。

件名

件名で絞った振り分けをしたい時に使用します。

(例)『xxx株式会社』から件名に『発注』を書かれているメールにラベルをつけたい

『xxx株式会社』のメールアドレスが◯◯@xxxxxx.co.jpだとすると、

From:xxxxxx.co.jp
件名:発注

とすれば、そのメールだけにラベルが付きます。

含む

件名やメールアドレス、本文に含まれている文字を対象にすることができます。

(例)『発注』だけではなく『注文』という言葉できた場合も含めて『発注』ラベルをつける

含む:注文

と入れれば、ラベルが付きます。

含まない

含むの逆です。

件名やメールアドレス、本文の文字を対象にすることができます。

(例)『検討』という言葉が出た場合は『発注』ラベルをつけたくない。

含まない:検討

といれれば、『検討』という文字が含まれた場合対象から除外します。

その他の項目

サイズ:メールのサイズを指定することができます。
出稿データなど大きな添付ファイルなどがを含んだメールを対象にしたい場合に利用したりします。

添付ファイル:添付ファイルがついているメールのみを対象にします。

チャット:ハングアウトの履歴は対象にしない。

ラベル指定

条件に一致したメールが届いた時につけるラベルを設定します。

『ラベルを付ける』をクリックし、
『新しいラベル』をつけるか既に作っているラベルにつけるかを選択し、最後に『フィルタを作成』をクリックすると完了です。

gmail自動振り分け処理指定画面

Gmailの検索ですぐに対象のメールを見つける

自動振り分けの設定をする時に利用していた条件設定はGmailの中にあるメールを検索するときにも利用でき、やり方を極めると探したいメールを見つけるまでの速度が格段に上がります。

Gmail画面上部にある、『メールを検索』の右端にある▼をクリックすると検索項目の詳細画面が表示されます。

Gmail検索ボタン

Gmail検索詳細

探したいメール:xxx株式会社(@xxx.co.jp)から届いた過去6ヶ月以内の発注書が添付されたメール

From:@xxx.co.jp
検索する前後期間:6か月
添付ファイル:☑

となります。

『メールを検索』の部分に直接入力する必要がありますが、
いつから~いつまで
のような期間を区切ることもできます。
例: after:2004/04/16
例: before:2004/04/18Gmail で使用できる検索演算子
Gmail で使用できる検索演算子 - Gmail ヘルプ
検索演算子と呼ばれる単語や記号を使用して、Gmail の検索結果を絞り込むことができます。また、複数の演算子を組み合わせて検索結果をさらに絞

ラベル機能はこの検索結果をブックマークするような使い方ができるので、是非、検索スキルを身に着けてみてはいかがでしょうか。

Gmailのことであればお気軽にツイッターで質問してくださいね。

次回は、「Gmailの便利なオプション」機能について解説します。

【仕事が捗るGmail講座第1回】Gmailでできることってなに?
【仕事が捗るGmail講座第2回】大量のメールがスッキリGmailの『ラベル』と『自動振り分け』
【仕事が捗るGmail講座第3回】設定必須!Gmailの便利なオプション機能

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