いろいろなサイトで仕事効率化のスマートフォンアプリが紹介されていますが、
種類が多すぎてどれを使ったらいいかわからない。
アプリがたくさんになって使い方を覚えきれない。
ってなっていませんか？
特に仕事でパソコンを使用されている方は、パソコンとスマートフォンのどっちでも使えるものじゃないと手間が増えるだけになってしまいますよね。
今回はPCとスマートフォンでデータを共有でき、実際に私が仕事で使用している
「Evernote」を使った効率アップ方法を具体的な説明を添えて紹介します。
これさえアレば手帳もいらない『Evernote』(エヴァーノート)とは
Evernoteはメモや資料データなど何でもかんでもデータ化できるものを突っ込んでしまって簡単に見つけ出せるツールです。
Evernoteを使っていない場合、
- 手帳からメモしたページを探す時間
- どこに保管したかわからない会議の資料を探す時間
- 出先で「今、手元に資料がないんです」という状況
が一気に解消されます。
何でもノートに添付する
Evernoteのノートには画像やPDF、Excel、wordなど一つのノートの容量が超えない限り何でもノートに添付することができます。（最大200MB）
使い方
「2018年9月会議メモ」
のような名前をつけたノートに会議中のメモを打ち込み、そこへ会議資料のデータは添付するような使い方です。
ノートのタイトルは下記で説明する検索機能に大きく影響しますので、あとで見直す時に見つけやすいタイトルをつけましょう。
パソコン版
スマートフォン版
ノートをジャンルごとにまとめれる
『ノートブック』という機能を使い、
記録したノートを好きなようにジャンルをわけてカテゴリ別にまとめることが可能です。
イメージとしては、ブログなどのカテゴリー分けやWindowsのフォルダ分けみたいなものです。
大きなカテゴリ→小さなカテゴリの2階層まで作ることができるので、仕事とプライベートごとに分けるなどの使い方ができます。
また、「タグ」機能で付箋のような使い方ができます。
使い方
会議中にとったノートは
【ノートブック：会議資料】
内容が「WEB戦略について」であれば
【タグ：WEB戦略】
のように整理するとします。
そうすることで、ノートブックの「会議資料」にまとめた個別のノートを一覧で見たり、
ノートブックのジャンル関係なしに「WEB戦略」というタグがつけられたノートをまとめて探せるようになります。
細かくしすぎると、どこに紐付いているかがわからなくなります。
検索できる最強メモツール
Evernoteを利用する一番のメリットは、保存しているノート全体もしくは、指定したノートブックの
テキスト、添付したファイル名などを検索ができることです。
使い方
決まったノートを探したい時はノートブックからでもいいですが、ノート増えてくると探すのに時間がかかるので複数の検索ワードで検索します。
複数ワードを入れることで、指定したワード全てを含むノートを絞り込んだ検索されます。
検索ワード：2018 WEB 会議
会議中は手書きのノートしかとれないという場合もあると思います。
そういう時は、
Evernoteのノートのタイトルに「2018年のWEB戦略の会議資料」とつけ、資料をスキャンもしくはスマートフォンで写真を撮りアップしておくとすぐ探せます。
覚えてると便利な検索オプション
【intitle:◯◯】：ノートのタイトルのみ検索
【tag:◯◯】：つけられたタグを検索
【any: ◯◯】：検索ワードのいずれかを含んだものを検索
もらった名刺管理にも最適
『Evernote プレミアム』以上であれば、スマートフォンのカメラで名刺をスキャンし、名刺に記載されている情報を読み取りそのまま電話帳へ登録することも可能です。
Evernoteで「カメラ」を選び、画面内に名刺を収めるだけで自動認識し、名刺をスキャンします。
少しぐらい斜めから撮っても正面から撮ったように自動で補正され、名刺に書かれている全ての文字を認識し読み取ります。
Evernoteのノート作成時の位置情報を記録する状態で、名刺をもらった場所でスキャンすればどこでもらったかも記録できます。
まとめ
2011年に発売されたAndroid MEDIAS(N-04C)を使用しているときからEvernoteを利用しています。
最初は不慣れなところもありましたが、使い慣れてくるとEvernoteがないと困るぐらい不便さを感じるぐらい依存しています。
オーブンでピザを焼く温度のメモから、クライアントとの打ち合わせ内容まで全てEvernoteに記録しているのでメモ用紙やノートを持ち歩くこともなくなりました。
なにかあると全てEvernoteに保存しておけば、内容を覚えておかなくてもEvernoteで検索すれば見つかります。
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